金蝶财务软件初始化的特点和作用

金蝶财务软件初始化的特点和作用

初始化的特点和作用

金蝶财务软件电算化会计信息系统中,一般采用通用金蝶财务软件件来建立自己的系统,不同会计主体在核算上存在差异,不同会计对象适用的具体会计方法可能也不相同,由于商品化金蝶财务软件具有通用性的特点,使得各单位在开始使用金蝶财务软件时,首先要针对本单位的业务性质及会计核算与财务管理的具体要求对它进行具体设置,这种工作称为系统初始化。

系统初始化是系统首次使用时,根据企业实际情况进行参数设置,并录入基础档案与初始数据的过程。

系统初始化是会计电算化中的一项重要工作,它是整个电算化工作的基础。这个基础的好坏,直接影响到会计电算化工作的开展和运作。金蝶财务软件将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统,使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常工作。

另外,系统初始化也是一种一次性的工作,初始化对有关项目设置完成后,一般不允许进行修改,部分参数可以在系统使用后修改,系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响,因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。

系统初始化的内容

系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。金蝶财务软件模块级初始化是针对某一应用功能模块的设置,如财务参数设置、固定资产折旧方式、往来单位设置、收付结算设置等。

1.系统级初始化

金蝶财务软件系统级初始化是针对整个会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息,其初始化的内容涉及多个模块的运行,不专属与某个账户。系统级初始化的主要内容包括:

  • 创建账套并设置相关信息

在应用金蝶财务软件开展会计核算工作的开始,第一件事就是要在系统中建立当前会计主体独立使用的一套核算数据,并明确有关事项以适应当前会计主体的核算要求,这就是“建立账套”。“账套”是软件中存放会计业务数据资料文件的总称,账套中包括会计科目、记账凭证、账簿、会计报表以及相关业务资料等内容。一个账套只能保存一个会计主体的业务资料。

“建账”就是完成会计数据库的建立,将按照金蝶财务软件所设计的模板数据库建立用户的数据库,实际上是完成了相当于手工方式下账本的准备工作。

  • 增加操作员并设置权限

增加操作员并分配权限,也叫“账务分工”,是为金蝶财务软件增加使用用户,并分配操作权限的过程。权限的分配,可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人。但应当符合内部牵制制度的要求。

  • 设置系统公用基础信息

公用基础信息是各模块通用的信息,包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档库、仓库存货档案等。

2.模块级初始化

金蝶财务软件模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息,以保证模块按照企业的要求正常进行。比如金蝶财务软件固定资产系统中折旧方法的定义,工资系统中工资项目的定义、公式的定义等。

模块级初始化内容主要包括:

  • 设置系统控制参数

金蝶财务软件参数设置也称业务处理参数,即设置会计业务处理过程中所使用的各种控制参数,规定业务处理控制要求。在金蝶财务软件中设置了参数后,就会在数据库中保存这些参数,以后使用计算机进行相应会计业务处理时,系统将根据保存的参数值,做不同的计算、存储、统计分析处理。

参数和业务规则是金蝶财务软件为适应不同的用户需求而设计的一些开关。如有些用户可能需要对企业内部各个部门的预算进行精细的控制,严格管理;而有的则只需要进行一些粗放的控制,便于操作。这两种控制方法对于软件来说,实现方法是完全不同的。这时,金蝶财务软件设计者将两种实现方法都设计到软件中去,使用者只根据自己的需要选择相应的开关就可以了。这就是通用金蝶财务软件的所谓“最长流程软件设计,最佳选择组合应用”。通过金蝶财务软件一些灵活的配置,使金蝶财务软件的应用流程更加贴近使用者的要求。这样,既满足了不同用户的需要,当用户的业务模式发生了一些变化时,不需更换金蝶财务软件,只需更改某些基础参数的设置,又解决了软件的通用性问题。

基础参数和业务规则的设置将决定金蝶财务软件的运行流程、业务模式、数据流向等,设定后不能随意更改。

  • 设置基础信息

金蝶财务软件各模块的基础信息有自己的特点,比如应收款管理的基础信息设置包括坏账准备的设置、科目设置等,固定资产模块的基础信息包括部门对应折旧科目、固定资产增减方式、使用状况、卡片样式等的设置。

  • 录入初始数据

由于企业的经济业务是连续发生的,在某一时刻,除非企业是刚刚成立,一切从零开始,否则其资产、负债及所有者权益都是具有一定数量和金额的,这些记录在会计上称为即将开始的会计期间的期初余额,金蝶财务软件恒等于上一会计期间的期末余额。在首次使用新的金蝶财务软件时,期初余额是指金蝶财务软件启用以前的科目总账、明细账、辅助账等余额,该余额包含新的账务软件启用以前,已进行的会计处理的所有业务信息,同时包含了未进行会计处理的一些业务数据。

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