出差人员实际住宿却没有宿费发票的差旅费要怎么记账?

出差人员实际住宿却没有宿费发票的差旅费要怎么记账?

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财政部关于印发《中央和国家机关差旅费管理办法》的通知(财行〔2013〕531号)

第二十五条 财务部门应当严格按规定审核差旅费开支,对未经批准出差以及超范围、超标准开支的费用不予报销。
实际发生住宿而无住宿费发票的,不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。

按照此条规定理解,即便发生住宿行为但因无法提供住宿费发票,那么所有相关差旅费都不得报销,这似乎有点生硬,没有考虑具体实情,也不人性化。初衷自然是防止虚报冒领差旅费,但住宿费发票只是证明是否在目的地有住宿行为,并不能否认公务出差的事实,如果出差人正好出差目的地是父母妻儿甚至自家,或者在朋友处借宿,或者干脆就在网吧、火车站、其他地方过夜呢?不报销住宿费可以理解,但其他费用不报销于理不合,人家不也是节约经费吗?

好在,财政部也觉得不妥,随后在《中央和国家机关差旅费管理办法有关问题的解答》打补丁,明确:“出差人员实际发生住宿而无住宿费发票的,如果是住在自己家里的,或到边远地区出差,无法取得住宿费发票的,由出差人员说明情况并经所在部门领导批准,可以报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费,其他情况一般不予报销差旅费。”

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《湖南省省直机关差旅费管理办法》(2018年12月修订)

第二十四条  财务部门应当严格按规定审核差旅费开支,对未经批准出差以及超范围、超标准开支的费用不予报销。

实际发生住宿而无住宿费发票的,原则上不得报销差旅费。

湖南省财政厅针对此问题解答,与中央版本一脉相承,口径一致:

出差人员实际发生住宿而无住宿费发票的,以下两种情况可以报销差旅费:一是住在自己或亲朋家里的,由出差人员说明情况并经所在单位领导批准,可以报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。

二是到边远地区出差,无法取得住宿费发票的,由出差人员说明情况并提供付费证明,经所在单位领导批准,可以在住宿费标准限额内据实报销住宿费,以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。

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这里仅以中央和湖南省的办法为例讲解,其他地方基本都是此口径。因此我们可以确定,如果出差时实际发生住宿而无住宿费发票,属于借宿性质的,出差人员写情况说明并报单位领导批准,可报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费;如果是到边远山区,无法取得住宿费发票,出差人员写情况说明并提供付费证明,经批准在限额内报销住宿费和城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。

有些朋友是不是眼前一亮?边远山区,有时也是有小旅社的,或者借宿在农家,是否可让对方提供虚假收款证明,按当地住宿费标准上限予以报销呢?这在技术上确实可行,比如住一个50块钱的旅馆,把饭钱、消费也一起列上,要求对方开据300块的收条,并告之如核实则提供伪证,其实核实的机率几乎为零。这种人有没有呢?肯定有,所以规定只能防君子防不了小人。

象参加会议、培训、参赛、演出等活动一般是由举办单位提供住宿,这种情况无需出具情况说明,凭相关活动通知或邀请函按规定报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。

但还有一种情况,实际发生住宿,但遗失了住宿费发票。这种情况应由出差人员写情况说明,提供付款证明或同行出差人员证明(比如宾馆提供的住宿费发票复印件或截图、公务员刷卡小票或记录截图等),经单位领导审批后予以报销住宿费及其他差旅补助。

案例

徐某,江西省武宁县某贫困村驻村第一书记(某国有企业副总经理)。2019年春节后,徐某未向组织报告去向,私自离岗与朋友出游。

3月2日至10日,徐某外出广东游玩期间,公司同事、驻村工作队员等人多次给徐某打电话询问去向,徐某谎称在福建看病。
3月14日,县纪委监委根据上级扶贫督查组移交的问题线索,对徐某立案审查。经查,徐某任驻村第一书记期间,未按要求吃住在村,且存在为应付检查弄虚作假以及虚报住宿费等问题。
随后,县纪委监委给予徐某撤销党内职务处分,收缴其违纪所得,并建议按有关程序撤销徐某副总经理职务。县委组织部及时将其召回。
纪法依据
《中国共产党纪律处分条例》第七十三条 有下列行为之一,情节较重的,给予警告或者严重警告处分:……(三)不按要求报告或者不如实报告个人去向的……
第一百三十三条 在党的纪律检查、组织、宣传、统一战线工作以及机关工作等其他工作中,不履行或者不正确履行职责,造成损失或者不良影响的,应当视具体情节给予警告直至开除党籍处分。

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